Ennen kuin HR-ratkaisun hankinta alkaa, useimmiten pohditaan mitä järjestelmän halutaan helpottavan, poistavan ja optimoivan. Ja lisäksi hekumoidaan mistä kaikista exceleistä, wordeistä, post-iteistä ja prosessissa tapahtuneiden virheiden selvittelyistä päästään nyt viimein eroon.
Saman lomakkeen siirtäminen paperilta tai Excelistä tietojärjestelmään ei ole se juttu. Vapauta ajattelusi kaikesta siitä, miten asiat tehdään juuri nyt.
Keskittykää olennaiseen. Onpa käynyt joskus niinkin että kun projekti on vedetty läpi, huomataan että paketista puuttuu tusina ihan helvetin tärkeitä raportteja. Vaatimus-Exceliin (hlökoht. huom: yök!!) on laitettu yleisiä vaatimuksia kuten "kaikki järjestelmän tiedot ovat raportoitavissa.." ja sitä rataa. Haluatte kaiken mutta lopulta näin ette saa mitään. Järkevää.
Tarvitsette tietoa palvelussuhteen hallintaan, urasuunnitteluun, osaamisen johtamiseen, poistuvan osaamisen kartoittamiseen ja tulevaisuudessa tärkeän osaamispääoman kattavuuden ymmärtämiseen. Miksi ette kertoisi näistä vaatimuksista hankinnassanne? Luottakaa itseenne!
Määrittele hankkeelle onnistumisen kriteerit. Vältä geneerisiä laatusanoja kuten helppokäyttöinen. Valitse tavoitteet niin, että ne voit aidosti todentaa. Ja mieti vakavasti voitko oikeasti tehdä tämän vaiheen hyvin, jos et ensin selvitä missä olet ja minne on päästävä. Mutkia voi aina oikoa, mutta harkituissa paikoissa. Johtoryhmä, HR-yksikkö, liiketoiminnot, esimiehet ja työntekijät kaikki arvioivat hyvyyttä tai huonoutta omista näkökulmistaan. Älä unohda siis unohda heistä ketään. Selvitä mitä eri ryhmät pitävät tärkeimpänä, kerro mikä muuttuu ja näytä projektin aikana miten se toteutetaan. On ihme jos ei ala resonoida!
Muista kertoa nämä kriittiset menestystekijät myös valitulle järjestelmätoimittajalle. Mitä avoimempi olet tässä, sen paremmin toimittaja ymmärtää organisaatiosi tarpeita. Anna suuri painoarvo kilpailutuksessa toimittajan projektipäällikön substanssiosaamiselle - siinä viitekehyksessä missä te toimitte! Vaadi toimittajalta näyttöjä siitä, että kehitystyötä tehdään kaikkien asiakkaiden kanssa: win-win-win.
Koska jos haluu saada on pakko antaa.
Ei siis riitä että valitsette onnistumisen kriteerit projektiin järjestelmän ja toimituksen kannalta. Ota toimittaja aidosti mukaan kumppanuusajatuksella.
Antakaa projektille kasvot. Perustakaa HRM-klinikka, joka järjestää koulutukset, jakaa käyttäjille informaatiota, vastaa kysymyksiin ja antaa käyttäjätukea. Valitkaa hommaan innostuneet ja sitoutuneet HR-projektilähettiläät, ja olkaa tässä ennakkoluulottomia.
Ja ajattele rahaa!
Olen kuullut tarpeeksi monta kertaa käyttöönottoprojektin päättymisen jälkeen, että lisäominaisuuksia (lue: maksullisia räätälöintejä) olisi voinut jättää toteuttamatta vaikka kuinka paljon, jos olisi vain malttanut odottaa käyttökokemuksia. Tähän kohtaan otan suoran lainauksen Iiris Hyppäseltä, Etevan HR-päälliköltä, jonka kanssa minulla on ollut ilo tehdä yhteistyötä:
"Räätälöinnin pitäisi olla kiellettyä ensimmäisen vaiheen toteutuksissa. Kun ensimmäinen vaihe on toteutettu, pilottikäytetty ja tullut tutuksi, niin suurin osa räätälöinneistä ovat tämän jälkeen turhia." - Iiris Hyppänen
Kerätty mutta käyttämätön data on ongelmajätettä.
Panostakaa mielellään HR-järjestelmästä aivan erilliseen ratkaisuun, joka mahdollistaa että teette tarvitsemanne raportit ihan itse niin halutessanne ja yhdistätte useita tietolähteitä kätevästi. HR-ratkaisusta täytyy saada määrämuotoiset valmisraportit ajastetulla jakelulla. Suositukseni perustuu siihen, että aina tulee ad-hoc -tarpeita, joita ei toimittajan valmisraporttipaketista millään löydy.
Integraatioasioissa käy niin, että olette keskusneitinä järjestelmätoimittajien välillä. Ja maksatte molemmille "tää ei oo meidän vika, se on niiden vika" -tyyppisistä selvittelyistä. Niissä naama sulaa ja raha palaa. Ottakaa heti alussa toimittajat yhteiseen (video)neuvotteluun ja käykää läpi tarvittavat integraatiot ja rajapinnat. Jos järjestelmätoimittajat ovat lähettäneet oikeat henkilöt keskustelemaan, asiat tulevat selviksi. Ja ihan siitäkin syystä että:
Sähköpostitennis on hanurista.
Harkitkaa vakavasti sitä, että ostatte palvelun, joka myötä toimittaja hoitaa tekniset integraatio- ja rajapinta-asiat ns. kolmansien osapuolien kanssa ja huolehtii, että ne toimivat oikeasti - eli laita toimittajat puhumaan keskenään ja jättäkää teille se osa, joka aidosti on osaamistanne eli integraatioiden sisältö- ja prosessimäärittely sekä testitapausten laadinta. Jakakaa testitapauksenne toimittajan kanssa!
Ja vielä en malta olla loppuun yhtä lisäsuositusta antamatta. Teillä on organisaatio täynnä hyviä osaajia joilla on kyvykkyyttä vetää projekteja. Käyttäkää kuitenkin mieluummin se osaamiskapasiteetti projektissa muuhun kuin muistioiden kirjoittamiseen, projektipalaverien järjestämiseen ja muuhun sälään.
